El número que entrega el ERP no es el que deberías publicar, y consultarlo en cada visita deja lenta a toda la empresa. Los tres stocks que hay que considerar y cómo se resuelve.
La llamada llega siempre un lunes.
La tienda en línea lleva dos semanas funcionando. El fin de semana hubo campaña, entraron pedidos, todos contentos. Y el lunes en la mañana pasan dos cosas.
La primera: bodega avisa que hay tres pedidos que no se pueden despachar. El producto figuraba disponible en la web, se vendió, y no está.
La segunda, peor: el equipo administrativo dice que Softland está lentísimo. Facturar toma el triple. Alguien pregunta si fue por la tienda nueva.
Sí, fue por la tienda nueva. Y no fue mala suerte.
Cuando alguien en tu empresa pregunta cuánto stock hay de un producto, Softland no lee ese número de ninguna parte. Lo calcula en el momento, sumando todas las entradas y restando todas las salidas de ese producto desde que existe en el sistema.
Es una decisión razonable y tiene una lógica contable sólida: el saldo siempre cuadra con su respaldo, porque se construye desde el respaldo mismo.
El detalle es que preguntar cuesta trabajo. Y ese trabajo crece con los años de historia que tenga el producto.
Con tu equipo interno eso da lo mismo. Treinta o cincuenta personas consultando de vez en cuando es una carga que el servidor ni siente.
Una tienda en línea funciona distinto.
Cada visitante que abre una categoría con treinta productos dispara treinta de esos cálculos. Cada búsqueda dispara otros tantos. Una persona navegando cinco minutos genera más consultas de stock que un vendedor en toda la mañana.
Ahora multiplica eso por los cientos o miles de personas que entran cuando hay campaña.
Y el problema no queda en la tienda. Esas consultas se hacen sobre las mismas tablas donde Softland está registrando despachos, recepciones y ajustes. Mientras la web pregunta, el ERP espera. Por eso facturar empezó a demorar el triple.
La tienda no solo se puso lenta. Dejó lenta a la empresa.
Hasta acá esto parece un tema de capacidad. Servidor más grande, consultas más rápidas, listo.
No es así, y esta es la parte que casi nadie considera antes de empezar.
Aunque Softland respondiera al instante, el número que entrega no es el que deberías mostrar en la tienda.
Porque no hay un stock. Hay tres.
Lo que realmente puedes vender es lo primero, menos lo segundo, menos lo tercero.
Softland conoce el primero. El segundo hay que ir a buscarlo aparte. Y el tercero sencillamente no existe en el ERP, porque es información que nace en la tienda y ahí nunca llega.
Los tres pedidos del lunes no se pudieron despachar porque la web mostró un número correcto que respondía la pregunta equivocada.
Vale la pena ponerle precio, porque suele subestimarse.
Un cliente que compró y no recibe no es una venta perdida. Es un cliente perdido, más el tiempo de quien tiene que llamarlo a explicarle, más la nota de crédito, más la devolución del pago.
Y si es un cliente mayorista, es peor. Ese cliente te tiene en su planificación. Cuando le fallas no reclama: se va con el siguiente proveedor y no te avisa.
En una operación mayorista, dos o tres sobreventas al mes bastan para que el canal en línea gane fama interna de poco confiable y el equipo comercial vuelva a tomar pedidos por WhatsApp. Que era justamente lo que la tienda venía a resolver.
La solución no es optimizar la consulta. Es dejar de hacerla.
De madrugada, cuando el cálculo pesado no le molesta a nadie, se trae el saldo real de todos los productos y también los pedidos pendientes de despacho.
Teniendo esa foto, para mantenerla al día basta con revisar los movimientos nuevos, no toda la historia otra vez. Eso es rápido y liviano, y permite actualizar cada pocos minutos sin que Softland lo note.
El catálogo consulta un número ya calculado, no una operación. Mil personas navegando al mismo tiempo es tráfico normal.
Lo que hay, lo prometido y lo apartado en carritos. La tienda muestra lo que de verdad puedes vender, y puede reservar durante el pago para que dos personas no compren la misma unidad.
Cada corrida además compara: si el número de la tienda se desvió del de Softland, queda registrado y alguien lo revisa. El ERP siempre manda, la tienda es una copia de trabajo.
Preferimos decirlo antes que después.
Esto no es tiempo real. Hay unos minutos de desfase entre lo que pasa en bodega y lo que la web muestra.
Para inventario abundante da lo mismo. Para productos únicos o con muy pocas unidades hay que conversarlo, y a veces conviene una validación extra justo al momento de pagar.
Y agrega una pieza más al sistema, que hay que monitorear. Cuando la sincronización falla, tienes que enterarte tú y no tu cliente.
Si estás evaluando vender en línea con Softland, o ya lo estás haciendo, hazle estas tres preguntas a quien te está desarrollando la tienda:
Si las tres respuestas no te dejan tranquilo, conviene revisar el diseño antes de salir a producción y no después de la primera campaña.
Llevamos quince años integrando sistemas sobre Softland y este es, por lejos, el error más caro y más frecuente que nos toca corregir. Casi siempre llegamos después de la llamada del lunes.
Si prefieres que lleguemos antes, escríbenos y revisamos tu caso.
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